【规范】让你终生受益的文件整理

编辑导语：你是否会在手忙脚乱或者自己需要时，找不到自己想用的文件？这时候，就需要对你的文件动点手脚，来看看作者分享的一些文件整理方法吧。

写在开始：文件整理终究只是方法，最终目的是方便自己寻找文件，方便自己后续的工作。

一、文件使用场景

在工作中你是否遇到过这种场景：

• 内容改了N版，最后老板说给我把第X版找出来。

• 项目第一期结束了，自己产生了一堆过程文件，再次查看时找不到自己的最终文档。

• 项目重新开始，需要参考第一期设计的所有内容。

• 帮助其他部门临时支持一下，但是年终了需要了解当时的文档

而一个好的文件整理规范，可以让你在产品设计过程中更好的找到每个版本的文件，可以让你在项目结束/再次重启时对项目有个良好的规划，可以让你知道你到底产出了多少内容。

总的来说，一个好的文件整理规范是可以节省在文件整理上花费的功夫。

二、文件整理准则

1. 目标

核心目标：5-10s能找到自己需要文件。

辅助目标：重要文件唾手可得、重要文件需备份、重要文件保留版本。

2. 操作

• 建立合适的文件结构

• 建立自己的命名规范

• 使用搜索查询文件

• 定期整理文件

3. 文件夹建立规范

易于区分：每个文件夹功能不交叉，且名字易于区分。

4. 文件建立规范

精准：每个文件的命名要准确表达，文件的名称要详细、规范、避免重复与歧义。

一致：文档内容的统一出口最初在产品这，至少在自己在存文档时要做到同一个项目的文件名称统一，不然按照关键字模糊搜索时也是很苦逼。

三、文件分类

在日常的工作中，个人会保存的文件主要分为如下几类。

项目文件：一个项目从0-1的一揽子文件

个人文件：个人述职、个人绩效、个人模板文件等文件

产品文件：公司产品的接口文档、数据库设计文档

日常文件：杂七杂八但和项目不挂钩或者关系不大的文件

1. 项目文件

说起项目文件，就需要说起一个项目的流程，简单来说项目可以分为前期准备、中期设计、后期总结，针对个别岗位可能还会涉及项目管理、项目发布等等。而项目文件夹的建立可以根据各个时期不同工作建立不同的文件夹，既便于区分，又易于查找。

而小正根据这个流程，依托编号+名称的格式，参考图书管理办法归纳了自己一套办法。

第一级项目文件，用于和项目文件、个人文件、产品文件区分，其命名格式为“项目文件”。

第二级为项目名称，用于区分每个项目与时间，其命名格式为“编号+项目名称”。

第三级为项目流程文件，用于区分各个阶段的命名，其命名格式为“编号+阶段名称”。

在第三级别根据图书管理办法定义的命名规范如下：前期准备编号以00开头、中期设计以01和02开头、项目管理以03开头，最终文档以09开头，04-08开头的文档为预留文档。

而在第三级别，小正又根据自己的日常需要进行了细分，大家可以进行参考：

001_官方文档：存放官方政策或者文档

002_参考文档：存放竞品文档等

003_历史设计：存放历史版本的内容或者别人设计的内容。

011_原型图：存放自己设计的原型图

012_需求文档：存放自己书写的需求文档

013_脑图：存放自己绘制的思维脑图

014_流程图：存放自己绘制的流程图

031_项目管理：存放项目管理相关内容，如工时

041_其他：预留内容，根据个人需要规划

091_临时文档：暂时未归档内容，只做临时存放用

092_发布文档：发布/发送给其他人文档（留档用）

093_归档：项目结束，整理归档后文档

注：在第二级别命名时小正了解到有人喜欢在项目命名时添加日期，小正个人不建议在这里添加。

首先创建文件时不知道你这个项目的结束日期，其次是添加起始结束日期后命名过长不易查看，其次是具体的项目是一个长期内容，具体的开始/结束时间可以在项目总结时专门书写。

2. 个人文件

个人文件的分类就需要参考个人使用的内容，但整体也可以由三级构成。

第一级为个人文件，用于和项目文件、个人文件、产品文件区分，其命名格式为“项目文件”。

第二级为个人文件名称，用于区分个人文件的类型，其命名格式为“编号+项目名称”。

第三季为文件细分，用于按日期区分每个时期的文件，其命名格式为“日期+简述”。

3. 产品文件

产品文件用于存放和公司产品相关的文件，比如接口文档、数据库文档、字典、原型图等。

第一级为产品文件，用于和项目文件、个人文件、产品文件区分，其命名格式为“项目文件”

第二级为产品相关文件，用于存放产品不同类型的文件，其命名格式为“编号+分类名称”。

第三级为不同版本文件，用于存放该类型不同版本的文件，其命名格式为“版本+简述”。

4. 日常文件

日常文件用于存放杂七杂八但和项目不挂钩或关系不大的。

第一级为日常文件，用于和项目文件、个人文件、产品文件区分，其命名格式为“项目文件”

第二级为日常分类，用于存放不同日期做的不同的工作，其命名格式为“日期+工作简述”。

5. 总结

综上所述，整体文件的分级内容如下所示。

四、补充说明

不同的人使用的文件规范不相同，但是只要符合个人使用的都是一个好的方法，小正列出的内容只是一个自己使用的规范，不同的人可以使用不同的方法来进行文件整理，比如小正了解到有一些其他的方法也可以做文件整理，大家也可以了解下。

方法一：按月份存放

将所有文件按月份划分，单独的项目在单独放到一个文件夹内

• 优点：整理时间花费少，

• 缺点：对每个月干了什么需要有一定的记忆

方法二：使用现有文件管理软件

在MAC系统中有现有的文件管理软件，而windows端也有文件管理桌面整理软件，依托现有的文件管理软件实现文件整理。

方法三：纯文件名管理

通过修改文件名称进行管理，将自己文件全部修改成标准的文件名，然后通过wps等软件的历史记录进行搜索打开。

五、写到最后

文件管理是一个习惯的过程，当你习惯一个文件使用办法的时候，这个办法就是适合你的办法。